Manajemen Proyek Sistem Informasi

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

3.1. Konsep Manajemen Proyek

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,

masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan

penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan

dalam model kematangan kemampuan manajement manusia ( a people management

capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan

organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan

melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,

pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

3.1.1. Dasar-Dasar Organisasional

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama

antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai

suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem

maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah

satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.

2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka

pendek maupun jangka panjang.

3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau

kedudukannya masing-masing.

4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan

(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.

5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk

membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.

6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan

dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.

7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi

keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang

organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja

bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan

tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :

1. tujuan organisasi yang jelas

2. tugas yang dilakukan harus jelas

3. pembagian tugas yang adil

4. penempatan posisi yang tepat

5. adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan

manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat

menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas

(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya

bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)

- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah

ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila

diterapkan dengan benar.

- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas

sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol

inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.

- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat

tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan

pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)

- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan

mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa

dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan

meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk

meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan

produktivitas.

- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan

membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan

pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai

standar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)

- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing

manajer operasional dan manajer tingkat menengah.

- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak

pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya

adalah pengarahan dan perencanaan.

- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi

menjalankan tugas dan tujuan organisasi.

- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahanperubahan

yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui

peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi

perusahaan-perusahaan pesaing).

3.2. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan

dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang

baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang

diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen

puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari

manajemen puncak tersebut.

3.2.1. Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh

manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih

kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang

lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

3.2.2. Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhankebutuhan

fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :

perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang

(periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,

departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

3.2.3. Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses

utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,

umur ekonomis, peraturan yang berlaku)

Menetukan prioritas proyek-proyek sistem

Membuat laporan perencanaan sistem

Meminta persetujuan manajemen

1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan

yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)

Mengumumkan proyek pengembangan sistem

1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling

layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :

Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem

Melakukan studi kelayakan

Menilai kelayakan proyek sistem

Membuat usulan proyek sistem

Meminta persetujuan manajemen

3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam

pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat

dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi

dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,

lingkungan) yang mempengaruhinya.

Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan

pilihan sebagai berikut :

- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek

- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama

- Menggunakan teknik dekomposis

- Menggunakan satu atau lebih model empiris

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian

yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang

diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas

(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif

tugas-tugas yang dikerjakan.

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang

kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan

jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah

dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :

- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas

- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis

- Mudah menentukan waktu kendur

3. Penjadwalan proyek berbasis komputer

menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.

Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer

Associates’ CA-Super Project.

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku

yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis

dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan

mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk

mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang

dikaitkan dengan penggunaan produk.

—————————————————

Greasoft

Web ini banyak menyediakan fasilitas dan perangkat yang dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan pada organisasi nirlaba sejenis yayasan ataupun LSM (NGO)di Indonesia secara cepat dan mudah.
Fasilitas download hanya diperuntukkan untuk member yang telah dikategorikan menurut kebutuhannya.

Untuk mendownload PLAKON (Software Akuntansi khusus organisasi nirlaba, LSM (NGO) di Indonesia) terbaru silakan isi nama member dengan nama lembaga masing-masing untuk mendapatkan nomor registrasi download.

Kemudian dapatkan Software Accounting for NGO(LSM) di Indonesia. Gratis..!

“Untuk klien yang memakai SANGO (Software Accounting for Non Goverment Organization) kini software tersebut sudah kami tambah featurenya untuk mengikis segala problem keuangan yang anda hadapi dewasa ini, silakan kontak kami untuk kami kirimkan update SANGO terbaru. Semua ini kami berikan cuma-cuma sebagai wujud cinta kami kepada klien yang telah bekerjasama dengan baik dengan kami. Karena kami sadar beban anda sudah sangat berat dalam melayani kemajuan masyarakat Indonesia, maka kami senantiasa untuk selalu berusaha mempermudah dan mengurangi beban pekerjaan anda. “

Software Accounting for Non Goverment Organization Version 2.0 (SANGO 2.0)

Adalah aplikasi akuntansi yang dikhususkan untuk organisasi nirlaba di Indonesia. SANGO terus berkembang hingga sekarang.

Selain kemudahan dalam penggunaan kelebihan software ini adalah jurnal yang double entry tapi berperilaku single entry dengan kolom yang tetap memakai debet dan kredit juga akun yang dapat di blok sesuai sumber dananya. Dalam laporan yang tergolong proyek (Status Anggaran dan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana) dapat kita tampilkan berdasarkan jangka waktu proyek tersebut.

Laporan yang dihasilkan SANGO :

- Buku Kas
– Buku Bank
– Buku Besar
– Sub Buku Besar
– Posisi Keuangan Lembaga
– Posisi Keuangan Perdonor
– Aktivitas Lembaga
– Aktivitas Perdonor
– Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana (per periode proyek)
– Status Anggaran
– Neraca Saldo
– Cash Flow (bulanan, tahunan, perdonor)
Semua laporan ini dapat dipreview atau diexport kedalam Microsoft(R) Excel

Feature pengembangan pada SANGO 2.0 :

- Database Modulasi
– Multi data
– Otomatic Chart of Account (Coa Otomatis)
– Multi Bahasa
– Export import data
– Multi Currency
– Kemudahan dan fasilitas lainnya.

Komponen Pendukung Aplikasi :
– Greasoft Database Engine
– Greasoft virus protector

Greasoft Database Engine adalah komponen buatan Greasoft yang berfungsi sebagai tambahan kecepatan pada engine database standar. Greasoft juga mengamankan databasenya terhadap virus-virus yang menyerang database dengan bantuan Greasoft virus protector. Seiring perkembangan virus yang kian hari kian beragam proteksi terhadap virus akan diupdate jika ditemukan virus yang menyerang database tersebut dan program tidak mengenalinya.

—————————————————

Sistem Informasi Manajemen

DARI WIKIPEDIASistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Tujuan Umum

  • Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

—————————————————

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

  • Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
  • Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
  • Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

—————————————————

 

Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet

Intisari
Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sistem informasi berbasis intranet yang bertujuan menatausahakan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Dengan sistem informasi ini lebih memudahkan LIPI dalam mencapai tujuan dan fungsi dari penatausahaan barang. Sistem berbasis intranet memungkinkan pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer dari organisasi penatausahaan paling atas ke yang paling bawah. Pembuatan sistem informasi ini berpedoman pada buku dari BAKUN (Badan Akuntansi Negara). SIMA menyediakan bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi dan pemutihan barang, opname fisik dan pembuatan laporan. SIMA dibangun dengan perangkat lunak open source yang menggunakan bahasa pemograman PHP dan manajemen basis data dengan PostgreSQL, serta menggunakan komputer server berbasis LINUX

Kata kunci
Sistem informasi, aset, intranet, PHP, PostgreSQL.

1. Pendahuluan
Teknologi komputasi client-server khususnya yang menggunakan teknologi internet/intranet dan teknologi basis data semakin berkembang pesat, sejalan dengan itu kebutuhan akan aplikasi sistem informasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu juga semakin meningkat.
Fasilitas internet dengan perangkat teknologi penunjangnya memungkinkan dikembangkannya sistem informasi manajemen aset yang memiliki beberapa kelebihan, diantaranya kemudahan dalam mendistribusikan program aplikasi, mudah dan praktis karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun, memiliki akses informasi yang lebih cepat, murah dan lebih baik serta mampu menurunkan biaya atas kebutuhan penyampaian dan penyebaran informasi.
Manajemen aset adalah bagian atau komponen dari Lembaga/Departemen yang memberdayakan aset-aset tetap yang dimiliki sesuai dengan fungsi dan kegunaannya (LIPI, 2001). Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sebuah sistem informasi berbasis web/intranet untuk mengelola data-data seluruh aset tetap yang dimiliki oleh setiap puslit di lingkungan LIPI. Dari sistem ini diharapkan pemeliharaan terhadap aset-aset penting yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penelitian menjadi lebih terkontrol, dan semua potensi yang dimiliki puslit khususnya aset tetap dapat dikelola dan dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang kegiatan penelitian

2. Teknologi Pengembangan Web

Teknologi yang digunakan dalam pemrograman web dibagi menjadi dua yaitu server side dan client side. Pada server side, perintah-perintah program dijalankan di server dan dikirimkan ke browser sudah dalam bentuk HTML. Sedangkan client side, proses akan dilakukan di web browser. Biasanya client side digunakan untuk hal-hal yang membutuhkan interaksi user tetapi data yang ditampilkan tetap dan seragam.
Aplikasi web berjalan pada protokol HTTP, dan semua protokol di internet selalu melibatkan antara server dan client. Ketika seseorang mengetikkan suatu alamat di browser, maka browser akan mengirimkan perintah tersebut ke web server. Jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung perintah server side maka server web akan menjalankan dahulu program tersebut lalu mengirimkannya kembali ke browser dalam bentuk HTML sehingga dapat diterjemahkan oleh browser. Sedangkan jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung file client side maka oleh server file tersebut akan langsung dikirimkan ke browser.

2.1. PHP
PHP merupakan salah satu jenis scripting language yang dieksekusi pada sisi server, atau biasa disebut server-side scripting merupakan salah satu bahasa pemrograman yang paling populer yang dapat dijumpai di Internet.
Fasilitas PHP yang paling kuat dan pasti adalah integrasinya dengan mesin database yang membuat halaman dengan dukungan database dengan mudah.
PHP termasuk dalam HTML-embedded , artinya code php dapat kita sisipkan pada sebuah halaman HTML. Untuk mengetahui bahwa baris – baris HTML merupakan suatu script php maka digunakan pasangan tag. Tag yang dapat digunakan untuk menyatakan script php adalah
 < ? … ?>
 < % … %>
 < ?php … ?>
Diantara ketiga ini tag ketiga merupakan tag yang paling aman karena memberikan tanda yang lebih jelas dan pada umumnya dimengerti oleh web server (Yudhi Purwanto, 2000).
Beberapa hal yang terkait dengan penulisan file PHP yaitu
a. File PHP merupakan file teks biasa sehingga dapat dituliskan dengan editor teks biasa seperti Notepad, namun akan lebih baik jika anda menggunakan editor PHP khusus seperti PHPEd atau PHP Coder
b. Seluruh blok skrip PHP harus berada di antara tag pengapit < ?php … ?> atau tag < ? … ?>. Tag ini dapat juga diganti dengan tag < ’script’>, ditambah dengan atribut language yang diberi value PHP. Serta dapat dituliskan pula dengan tag pengapit (delimiter) ASP < %… %>.
c. Setiap statement harus dipisahkan dengan tanda titik koma ( ; )
d. Semua file yang mengandung skrip PHP harus disimpan dalam format PHP File (*.php, *.phtml atau *.php3)

3. Arsitektur SIMA
SIMA menerapkan arsitektur client-server three-tiers, dimana Application web Server akan bertindak sebagai middle-tier yang menyediakan seluruh aplikasi yang diperlukan client sebagai front-end untuk berinteraksi dengan database server sebagai back-end.
SIMA dibangun dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Pada sisi application server akan menggunakan PHP dan Apache. Sedangkan sisi database server menggunakan Database PosgreSql yang berjalan dibawah sistem operasi Linux.

4.Diagram Alur Data (Model Fungsional)

Diagram alur data merupakan model fungsional SIMA. Diagram ini menggambarkan Sistem Informasi Manajamen Aset yang artinya hanya menggambarkan proses-proses yang berlangsung di perangkat lunak SIMA untuk lingkungan unit pengurus barang (UPB).
Secara keseluruhan diagram terdiri dari 3 proses sebagai berikut :
1. Opname Fisik Barang Inventaris, petugas inventaris melakukan opname fisik barang inventaris ke setiap ruangan. Hasil dari operasi fisik ini berupa data-data barang inventaris (alat dan bahan) mengenai keberadaan barang, kondisi barang, dan perubahan data barang, data buku perpustakaan.
2. Pencatatan Data Barang, berdasarkan hasil dari opname fisik barang inventaris, perubahan-perubahan yang terjadi (barang masuk/keluar, atau perubahan data barang) akan dicatat ke buku inventaris peralatan dan bahan, daftar inventaris lain (DIL) , daftar Inventaris Ruangan (DIR) dan kartu inventaris barang (KIB – Tanah, Gedung dan Alat Kendaraan Bermotor. Jika terjadi mutasi barang dari hasil opname fisik maka akan dicatat ke buku mutasi barang
3. Pembuatan Laporan-laporan, berdasarkan data buku inventaris yang telah diupdate dari hasil opname pisik, akan dihasilkan laporan hasil opname fisik barang inventaris (LOFBI), laporan Buku Inventaris, Laporan Posisi Awal (LPA) dan Laporan tahunan inventaris (LTI). Dari buku mutasi dan buku inventaris juga akan dihasilkan laporan mutasi barang triwulan (LMBT I – IV).

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

5. Diagram Entity-Relationship (Model Objek)
Database disimpan pada server “Gryfindor�? dengan nama database “sima�?, terdiri dari 23 tabel yang disusun secara relasional dengan proses normalisasi.
Diagram Entity-Relationship (D-ER) merupakan model objek/statis yang menggambarkan struktur hubungan antar tabel untuk memudahkan menganalisa relasionalitas tabel-tabel tersebut. Detail entity (tabel) dengan atribut (field) dari SIMA dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

Gambar 3. Modul-modul SIMA

6. Modul-modul dan Kelompok Pengguna SIMA (model keamanan)
SIMA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan. Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

SIMA memiliki 5 kelompok pengguna yang disusun berdasarkan tingkatan akses terhadap tabel-tabel database, yaitu :
• admin – administrator sistem
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) pada tabel-tabel kelompok referensi
• operator – petugas inventaris
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) untuk tabel-tabel kelompok inventarisasi barang.
• eselon – Kapus, Kabag dan Kabid
memiliki hak akses untuk melihat data referensi dan data inventarisasi barang, serta melihat dan mencetak laporan-laporan
• ppbi – ppbi wilayah dimana upb berada
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi serta melihat dan mencetak data inventaris yang perlu dilaporkan oleh UPB (Unit Pengurus Barang) ke PPBI (Pembantu penguasa Barang Inventaris).
• guest – pengguna biasa
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi dan beberapa data inventaris barang.

7. Implementasi Program Aplikasi
Aplikasi SIMA diawali dengan login ke sistem untuk menjamin keamanan data serta pengaturan akses database sesuai dengan kelompok pengguna.

Gambar 4. Dialog Tampilan Awal SIMA

Gambar 4. Dialog Tampilan Awal SIMA

Gambar 4 merupakan halaman awal yang tampil pada saat pemakai berhasil login ke SIMA. Pada bagian atas terdapat menu-menu utama. Pada bagian kanan atas terdiri dari tombol petunjuk yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengoperasikan SIMA, kontak administrator lewat e-mail, serta link ke situs LIPI. Di kanan bawah terdapat tombol untuk logout dari SIMA. Pada tengah halaman merupakan halaman display untuk menampilkan form-form yang diperlukan.

7.1 Struktur Menu
Operasional SIMA melalui menu-menu utama yang masing-masing memiliki sub-sub menu pilihan. Menu-menu utama ini dibuat dengan model menu bar yang berbentuk tombol-tombol, sedangkan sub-sub menu dibuat dengan model link. Menu utama SIMA terdiri dari 6 menu untuk operasional sistem dan 1 menu petunjuk/manual. Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung dari hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database.

7.1.1. Menu Lihat Data
Menu lihat data digunakan untuk melihat data secara langsung tanpa perlu terjadi seleksi atau filter data. Diagram berikut menunjukkan sub-sub menu yang terdapat pada menu Lihat Data

Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data

Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data

7.1.2. Seleksi Data
Menu Seleksi data digunakan untuk melihat data dengan harus melakukan seleksi atau filter data. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Seleksi Data

Diagram 2. Struktur Menu Seleksi Data

Diagram 2. Struktur Menu Seleksi Data

7.1.3. Cari Data
Menu Cari data digunakan untuk melakukan pencarian. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Cari Data.

Diagram 3. Struktur Menu Cari Data

Diagram 3. Struktur Menu Cari Data

Gambar 5. contoh form pencarian data dengan kriteria

Gambar 5 adalah salah satu contoh form pencarian data barang inventaris – peralatan dengan beberapa kriteria pilihan (berdasarkan nama alat, merk/type, tahun anggaran, lokasi barang dan kondisi barang). Kriteria-kriteria ini dapat diisi untuk mendapatkan data dengan filter yang diinginkan, atau tidak memilih / dikosongkan sama sekali jika akan melihat seluruh data.

7.1.4. Tambah Data
Menu Tambah data digunakan untuk mengisi dan menambah data. Diagram berikut menjelaskan sub-sub menu yang terdapat pada menu Tambah Data.

Diagram 4. Struktur Menu Tambah Data

Diagram 4. Struktur Menu Tambah Data

Salah satu contoh tampilan pengisian data diperlihatkan pada gambar dibawah ini, yang memperlihatkan form untuk mengisi data buku inventaris peralatan.

Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan” title=”
Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan” height=”272″ width=”359″>

Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan

7.1.5. Laporan
Menu Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak laporan-laporan. Diagram 5 menunjukkan sub-sub menu laporan yang dapat dilihat dan dicetak dalam format Adobe Acrobat.

Diagram 5. Struktur Menu Laporan

Diagram 5. Struktur Menu Laporan

Gambar 7 adalah contoh bentuk laporan yang dihasilkan dari menu laporan. Laporan diberikan dalam format Acrobat Reader. Petunjuk penggunaan Acrobat Reader disediakan pada manual sistem melalui menu Petunjuk.

Gambar 7. Contoh Laporan Mutasi Barang Triwulan dalam format Acrobat Reader

Gambar 7. Contoh Laporan Mutasi Barang Triwulan dalam format Acrobat Reader


7.1.6. Administrasi User

Menu Administrsi User digunakan untuk mengatur pengguna SIMA. Tipe admin memiliki otoritas tertinggi dalam mengatur pengguna sistem, antara lain dapat melakukan penambahan dan penghapusan data pengguna, mengganti tipe kelompok serta mengganti password pengguna. Sedangkan bagi pengguna hanya memiliki otoritas untuk mengganti passwordnya saja.


7.1.7. Petunjuk

Menu petunjuk berfungsi sebagai user manual yang berjalan dalam format Adobe Acrobat. Tujuan dibuat menu ini adalah untuk memberi kemudahan bagi pengguna berupa informasi-informasi dalam mengoperasikan SIMA. Diagram berikut adalah petunjuk-petunjuk yang disediakan.
Diagram 6. Struktur Menu Petunjuk
Diagram 6. Struktur Menu Petunjuk
Gambar 8. Contoh Manual SIMA dalam format Acrobat Reader

Gambar 8. Contoh Manual SIMA dalam format Acrobat Reader

Penutup
Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset secara online di intranet, maka beberapa proses dalam kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dapat diintegerasikan menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi, dengan bentuk tampilan yang mudah digunakan oleh beberapa tipe pengguna. Bagi pengguna yang bertindak sebagai operator (tim inventaris ), sistem memberikan kemudahan dalam beberapa hal seperti : pencatatan data, pendataulangan (sebagai hasil dari kegiatan opname fisik, mutasi,pemutihan), penghitungan jumlah dan nilai barang untuk keperluan manajemen aset LIPI selanjutnya secara keseluruhan serta pembuatan laporan. Untuk pengguna pada level guest (tamu), sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan memberikan beberapa model kriteria pencarian. Sementara untuk tipe pengguna eselon, sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang dan akses untuk melihat laporan.
Kemudahan yang diberikan oleh sistem ini, diharapkan sedikit demi sedikit dapat menghilangkan kekurangan yang didapat saat kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dilakukan secara manual sebelum ini, meski tidak dapat dipungkiri bahwa masih ada beberapa proses manual yag harus tetap diberlakukan.
Penggunaan perangkat lunak berbasis open sources ( php, postgreSQL dan linux server ) dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset ini, memungkinkan untuk meminimasikan biaya pembangunan sistem, meski dari sisi lain perlu ada peningkatan sumber daya manusia baik bagi pengguna operator maupun pengguna yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem secara keseluruhan (administrator).

DIAGRAM PERT

 

 

Apa itu CPM – PERT?

PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.

 

Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.

analogipert1.jpg

 

Gambar 1. Analogi diagram PERT

Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan. Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2, 3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan. Keterikatan itu dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika pekerjaan 1 sudah selesai dilakukan.

 

Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DENGAN PERT

Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu:

1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).
Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan.
Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.

3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).
Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.

4. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun.

5. Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).

Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :

  • ES – Early Start
  • EF – Early Finish
  • LS – Latest Start
  • LF – Latest Finish

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

6. Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek.

Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.

KARAKTERISTIK PERT

Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

Ciri-ciri jalur kritis adalah:

  • Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
  • Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
  • Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

KARAKTERISTIK PROYEK

  • Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.
  • Dibatasi oleh biaya.
  • Dibatasi oleh kualitas.
  • Biasanya tidak berulang-ulang.

MANFAAT PERT

  1. Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.

  2. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.

  3. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.

  4. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.

  5. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

 

About these ads

~ oleh wasiit07 pada Desember 16, 2007.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: